Додаток Є Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг

1. Загальні положення

1.1. Форми документів первинного обліку в ДП «Укркомунобслугову- вання» розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі – громадян), які проживають у готелі і користуються готельними послугами.

1.2. Інструкція визначає порядок використання і заповнення форм документів при проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі.

1.3. При застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних даних обліку.

1.4. При використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих комп’ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги відповідно до вимог законодавства про застосування електрон- них контрольно-касових апаратів (ЕККА) при розрахунках із спожива- чами в сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно.

1.5. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи готелю, можуть бути внесені у загальні рекомендовані форми за рішен- ням адміністрації готелю.

2. Використання і заповнення форм документів первинного  обліку в готелі

2.1. Форма № 1-г «Анкета проживаючого» заповнюється громадянином

України у 1 примірнику на підставі паспорта або іншого документа, який засвідчує особу. Потім передається адміністратору для реєстрації, після чого документ повертається власнику, а анкету заносять до картотеки.

Анкети зберігаються в службі прийому та розміщення готелю в пері- од проживання громадянина у готелі та на протязі місяця з моменту його вибуття з готелю. Після цього анкети передаються до архіву і зберіга- ються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети систематизо- вані в алфавітному порядку.

2.2. Форма № 2-г «Реєстраційна картка» заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі паспорта або документа, що засвідчує особу, та передається адміністратору разом з


Д о д а т ки

цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомо-

сті двома мовами: українською та англійською.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців (форма № 6-г) знищуються за актом.

2.3. Форма № 3-г «Візитна картка» надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та обслуговування службами готелю.

На картці відзначаються обов’язкові відомості, прізвище проживаю- чого, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості мо- жуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю.

Візитна  картка  заповнюється  адміністратором  на  підставі  анкети

(форма № 1-г) чи реєстраційної картки (форма № 2-г).

Візитна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською.

2.4. Форма № 4-г «Рахунок» застосовується при оформленні розра- хунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі. Форма використовується при будь-якій формі обробки документа (елек- тронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безго- тівковому).

Рахунок виписується у двох примірниках. Перший примірник вида-

ється проживаючому, другий здається до бухгалтерії.

Графа форми «Послуга» містить перелік основних та додаткових пос- луг, готелю, наданих проживаючому за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фак- тично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору, та всьо- го до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.

2.5. Форма № 5-г «Журнал обліку громадян, які проживають у готе- лі» застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у готелі. Журнал ведеться в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма

№ 1-г) та реєстраційних карток (форма № 2-г).

2.6. Форма № 6-г «Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі»

заповнюється адміністратором на підставі реєстраційних карток (форма №

2-г) паспортів та віз. Журнал ведеться в одному примірнику за формою, затвердженою МВС України. По закінченні журнал передається на збері- гання до архіву готелю.

2.7. Форма № 7-г «Журнал реєстрації заявок на бронювання номе- рів» заповнюється адміністратором на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель, на бронювання номерів.


Круль Г.Я. Основи готельної справи

Юридичними особами заявка на бронювання номерів у готелі пода- ється у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою.

2.8. Форма № 8-г «Касовий звіт» складається касиром (портьє, що виконує розрахунки) за даними використаних за звітний період рахунків (форма № 4-г) в одному примірнику. Графа форми «Вид платежу» міс- тить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний період. Форма щоденно здається до бухгалтерії разом з другими примірниками рахунків (форма № 4-г), контрольною касовою стрічкою ЕККА та конт- рольною стрічкою терміналу кредитних карток (у разі використання механізованого розрахунку).

2.9. Форма № 9-г «Відомість обліку руху номерів у готелі» заповню- ється черговим адміністратором щоденно станом на 9.00 годин і викори- стовується для оперативного обліку звільнення і заселення номерів та проведення ремонтних робіт у номерах.

2.10. Форма № 10-г «Журнал обліку проживаючих на поверсі» що- денно заповнюється черговим по поверху. Форма містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

3. Порядок оформлення операції «Повернення коштів»

При проведенні розрахункової операції «Повернення коштів» засто-

совується наведена схема:

1) адміністратор отримує від проживаючого попередні розрахункові документи;

2) проживаючий готелю подає «Заяву про повернення невикориста- них коштів» на ім’я керівництва готелю у довільній формі. Заява є офі- ційною підставою для повернення коштів;

3) касир (портьє, що виконує розрахунки) повертає при пред’явленні паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, проживаючому кошти в сумі невикористаного авансу. Розрахунок оформляється розрахунково- касовим ордером;

4) проживаючий готелю отримує розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаного авансу.

4. Перелік вимог до дизайну та умов виготовлення форм документів

4.1. Дизайн форм документів первинного обліку готель вирішує інди- відуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про проживаючого та можливість як електронного, так і ручного заповнення


Д о д а т ки

документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електрон-

ний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.

4.2. Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру ви-

готовлення бланку цієї форми:

- форми документів, що використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з проживаючим, повинні бути виготовлені спеціалізова- ним підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;

- форми документів, що використовуються тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.


НАВЧАЛЬНЕ ВИДАННЯ КРУЛЬ Галина Ярославівна

 

 

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

Керівник видавничих проектів – Сладкевич Б. А.

Оригінал-макет підготовлено

ТОВ «Центр учбової літератури»

Підписано до друку 14.12.2010. Формат 60х84 1/16

Друк офсетний. Папір офсетний. Гарнітура PetersburgCTT.

Умовн. друк. арк. 20,7. Наклад – 800 прим.

Видавництво «Центр учбової літератури» вул. Електриків, 23  м. Київ 04176 тел./факс 044-425-01-34

тел.: 044-425-20-63; 425-04-47; 451-65-95

800-501-68-00  (безкоштовно в межах України)

e-mail: office@uabook.com

сайт: www.cul.com.ua

Свідоцтво суб’єкта видавничої справи ДК № 2458 від 30.03.2006