Розділ 6. ОБЛІК ЗАПАСІВ 6.1. Поняття, класифікація та оцінювання запасів

Сутність  запасів,  їх  тлумачення  та  застосування  в  бюджетній сфері визначено Інструкцією з обліку запасів бюджетних установ, за- твердженою Наказом ДКУ від 08.12.2000 р. № 125 (Додаток З).

Запаси — це оборотні активи в матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у про- цесі виробництва  продукції,  виконання  робіт, надання послуг) і бу- дуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядковані- стю або (якщо таких нормативних документів немає) установою са- мостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; буді- вельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спец- обладнання для науково-дослідних робіт за господарськими догово- рами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного ста- да, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швид- козношувані  предмети; паливо; матеріали для навчальних, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання  (що не мо- жуть належати до основних засобів); продукти харчування; медика- менти і перев’язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярсь- ке приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Запаси бюджетних установ розподілені на групи:

–  виробничі запаси;

–  тварини на вирощувані і відгодівлі;

–  малоцінні та швидкозношувані предмети;

–  матеріали і продукти харчування;

–  готова продукція;

–  продукція сільськогосподарського виробництва.

Необхідно  враховувати  і особливості  у веденні обліку запасів, які регулюються окремими нормативними документами. Так, при об- ліку запасів, які отримані як гуманітарна допомога, враховуються ви- моги Закону України „Про гуманітарну  допомогу” від 22.10.1999 р.


№ 1192-14 та Порядку бухгалтерського обліку й звітності в бюджет-

них установах гуманітарної допомоги, затверджений наказом ГУДКУ

12.01.2000 р. № 112/4233.

Запаси приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково  входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріа- льних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.

Бухгалтерією та матеріально відповідальними особами облік за- пасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведеться за загальним по- рядком, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок кош- тів загального або спеціального фонду кошторису доходів та видатків.

Запаси, що належать установі оцінюються за їх балансовою вар- тістю, тобто за тією вартістю, за якою вони відображені в балансі установи.

Балансова вартість запасів поділяється на:

–  первісну;

–  справедливу;

–  відновлену.

В Інструкції з обліку запасів бюджетних установ № 125 немає докладної розшифровки щодо того, що включається в первісну вар- тість. Лише зазначено, що це „вартість придбання, одержання, вироб- ництва запасів”.

Первісна вартість [вартість придбання (одержання)] — це вар- тість, зазначена в рахунках постачальників чи відповідних установ (організацій, підприємств і т.д.), що передають на баланс підприємст- ва запаси. При цьому ПДВ не включається в первісну (балансову) вар- тість запасів, а відноситься на витрати установи (за кодом бюджетної класифікації  витрат, що призначалися  для придбання даних запасів) або в податковий кредит (якщо установа є, відповідно до законодав- ства, платником ПДВ). Не включаються в первісну вартість запасів і транспортні витрати. Вони відносяться на витрати установи за кода- ми бюджетної класифікації, передбаченими у кошторисі на такі вит- рати. Вартістю виробництва запасів є їхня фактична собівартість. (Можна, наприклад, продукцію підсобних сільських господарств ві- дображати в обліку за плановою собівартістю. Але по закінченні ро- ку, на підставі річних калькуляцій, планова собівартість усе рівно ко- ригується до значень фактичної собівартості).


Матеріальні цінності надходять в установу шляхом придбання, зокрема через проведення тендерних закупівель та безоплатно (див. підрозділ 5.4. розділу 5).

За справедливою вартістю оприбутковуються запаси, отримані установою на безоплатній основі.

Справедлива  вартість — сума, за якою можна буде здійснити

обмін активу чи оплату зобов’язання в результаті операції між обіз-

наними, зацікавленими і незалежними сторонами

Відновлена вартість — це вартість запасів після їхнього перео-

цінювання. Переоцінювання запасів може бути ініційоване директивно

„зверху” або „знизу” за розпорядженням  керівника установи. Підста- вою для такого розпорядження  може бути моральне старіння запасів чи значне відхилення їхньої балансової вартості (первісної, справедли- вої чи відновленої) від балансової вартості аналогічних запасів, прид- баних пізніше. На скільки значним повинне бути таке відхилення і в порівнянні з якими запасами (на скільки пізніше придбаними) — в Ін- струкції з обліку запасів бюджетних установ № 125 не уточнюється.

Переоцінювання запасів установи може проводитися на вико- нання нормативно-правових  актів України (якщо такі будуть запро- ваджені) або за рішенням керівника установи [якщо запаси мораль- но застарілі та у зв’язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, якщо їхня первісна (справедлива, відновлю- вальна) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, прид- баних пізніше].

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом уста-

нови і не належить до доходів.

Запаси установи переоцінює комісія з переоцінки, яка признача- ється наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його за- ступник (в установах, де штатним розписом посада головного бухгал- тера не передбачена — особа, на яку покладено ведення бухгалтерсь- кого обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими  бухгалтеріями)  або  інші  працівники  бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів, та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Комісія  переоцінює  кожну  окрему  одиницю  запасів  і встанов-

лює нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.


При встановленні цін на однотипні предмети вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.

За результатами переоцінки комісія складає акт про зміну варто-

сті запасів, який затверджує керівник установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів — на керівника установи і голову комісії.

У невеликих бюджетних установах для обмеження облікової номенклатури матеріалів та спрощення їх обліку однорідні та подібні за якісними ознаками матеріали можуть об’єднуватися під одним но- менклатурним номером.

Номенклатурний номер — це скорочене постійно діюче умовне позначення відповідної групи або виду матеріалів, яке використову- ється для полегшення внутрішньогосподарського обліку. Його про- ставляють на всіх первинних документах з обліку руху та витрачання матеріальних цінностей.

У бюджетних установах матеріали всіх видів, продукти харчуван-

ня, малоцінні та швидкозношувані предмети в обліку та звітності відо- бражають за купівельною ціною. Транспортні витрати, суми ПДВ за придбані цінності зараховуються прямо на фактичні видатки установи і не впливають на оцінку придбаних цінностей. За облікову ціну звичай- но беруть фіксовані (постійні) ціни на рік (прейскурантні, планово- розрахункові або середньозважені). Відхилення фактичної вартості ма- теріалів від їхньої облікової ціни можна обліковувати на окремому ана- літичному рахунку „Відхилення від облікових цін” у складі відповідно- го субрахунка обліку матеріалів і періодично списувати на видатки установи пропорційно обліковій вартості витрачених матеріалів, а при незначних запасах матеріалів (у невеликих установах) — прямо спису- вати на фактичні видатки установи при оприбуткуванні матеріалів.

Матеріально-виробничі запаси, виготовлені силами організації у власній  майстерні,  підсобному  господарстві  тощо,  приймаються  на облік за фактичною собівартістю. Вартість цінностей, одержаних без- оплатно, визначають виходячи з їхньої ринкової ціни на дату оприбу- ткування. Цінності, придбані за іноземну валюту, оцінюють у націо- нальній  валюті  України  (в гривнях)  за курсом  НБУ на дату здійснення операції придбання. Матеріально-виробничі запаси, що належать іншим юридичним або фізичним особам, але знаходяться на відповідальному зберіганні в установі, обліковуються на позабалан- сових рахунках за цінами, передбаченими договором.


Періодично, як правило, в періоди інфляції, бюджетні установи за рішенням Головного управління ДКУ та Міністерства економіки можуть дооцінювати матеріали, малоцінні та швидкозношувані пред- мети. В умовах стабільного економічного розвитку такі дооцінки за- пасів проводити недоцільно.

Оцінювання  вибуття  запасів  може  здійснюватися  установами

двома методами:

а) за балансовою вартістю;

б) за середньозваженою собівартістю.

При використанні першого методу установою здійснюється об- лік кожної конкретної одиниці запасів за відповідною ціною. Вартість вибулих запасів визначається множенням кількості конкретного виду вибулого запасу на його ціну.

Середньозважена собівартість конкретного виду вибулих запасів визначається за формулою:

СВс/ст = (СВЗЗ + СВЗ) / (СКЗЗ + СКЗ),

де: СВс/ст — середньозважена собівартість вибулих запасів;

СВЗЗ — сумарна вартість залишку запасів на початок звітного пе-

ріоду, зазвичай, місяця;

СВЗ — сумарна вартість запасів, що надійшли протягом звітного періоду;

СКЗЗ — сумарна  кількість  залишку  запасів  на початок  звітного періоду;

СКЗ — сумарна кількість запасів, що надійшли протягом звітного

періоду.