Розділ 3. ОБЛІК ФІНАНСОВО-РОЗРАХУНКОВИХ ОПЕРАЦІЙ 3.1. Облік касових операцій

Бюджетні установи в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності залучаються в систему дебіторсько-кредиторських розрахун- ків двома методами: готівковим і безготівковим.

Касові операцій — це операції, під час яких грошові кошти пе- реміщуються у вигляді готівки. Облік касових операцій здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національ- ній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від

15.12.04 р. № 637).

Відповідно до цього Положення, кожна установа, підприємст- во та організація для здійснення розрахунків готівкою повинні мати касу.

Каса — це приміщення або місце, що призначене для прийман- ня, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касо- вих документів, де, як правило, ведеться касова книга. Відповідаль- ність за обладнання каси, доставку та зберігання коштів несуть керівники підприємств та установ.

Ліміт залишку готівки в касі — це граничний  розмір готівки, що може залишатися в касі на кінець робочого дня, який установлю- ється установою банку. Ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, устано- влюються  органами  Державного  казначейства.  Ліміт каси протягом року може бути змінений органами Державного казначейства Украї- ни. Якщо установа фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі в такій установі встановлюється тією установою банку, де відкрито її поточний рахунок, на підставі відповідної заявки- розрахунку з відображенням у ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Уся готівка понад ліміт повинна здаватись до установи банку. Понадлімітна готівка може зберігатись у касі у випадку, якщо вона була отримана з метою виплати заробіт- ної плати, стипендій, пенсій, компенсацій, допомоги, коштів на від- рядження тільки протягом трьох робочих днів. Після закінчення цьо- го терміну невикористані за призначенням кошти підлягають поверненню до установи банку.


Касир — це матеріально відповідальна особа, на яку покладено функції щодо видачі та приймання готівки. Призначення на посаду касира відбувається на підставі наказу керівника установи, який од- ночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність.

Організація матеріальної відповідальності також передбачає де-

тальний інструктаж щодо матеріальної, адміністративної та кримі- нальної відповідальності, яку несе касир і настання якої спричинює застосування штрафних санкцій щодо установи відповідно до Указу Президента України „Про застосування штрафних санкцій за пору- шення норм з регулювання обігу готівки” від 12.06.1995 р. № 436/95 (табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Перелік штрафних санкцій за порушення касової дисципліни

Вид порушення

Форма штрафних санкцій

За перевищення встановлено ліміту зали-

шку готівки в касі

У подвійному розмірі сум вияв- леної понадлімітної готівки за кожен день

За неоприбуткування (неповне і/або несвоє-

часне) готівки в касі

У п’ятикратному розмірі неопри-

буткованої суми

За перевищення строків використання ви- даної під звіт готівки, а також за видачу го- тівки під звіт без повного звіту про раніше видані кошти

 

У розмірі 25% виданих під звіт сум

За проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового касового орде- ра, іншого письмового документа), що підт- верджував би сплату покупцем грошей

 

У розмірі сплачених коштів

 

Касові ордери — це документи, що засвідчують надходження грошей до каси та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибу- ткового  касового  ордера,  який  підписується  головним  бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гро- ші, після отримання їх касиром, видається квитанція, підписана го- ловним бухгалтером і касиром.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних)  рахунків касир отри- мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на ка- значейське  обслуговування  використання  бюджетних  і позабюджет-


них коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують у банку і збе- рігають у касі разом з іншими цінностями. Решті установ грошові чеки виписуються органами державного казначейства на підставі заявки на видачу готівки. Заявки подаються органам Державного казначейства України у двох примірниках, один з яких після видачі готівки поверта- ється розпоряднику бюджетних коштів із відповідним відбитком штам- па казначея, зберігається як обов’язковий документ і є додатком до бухгалтерських реєстрів, що підтверджують обсяг та цільове направ- лення бюджетних коштів. Витрачати кошти, які отримані за грошовим чеком, необхідно лише на цілі, які визначені у грошовому чеку та не суперечать чинному законодавству України.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи необхідно заповнювати бухгалтеру лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ю- терних засобів чи іншими способами, що забезпечило б належне збе- реження цих записів протягом установленого для зберігання докуме- нтів  терміну.  Виправлення  в  касових  документах  забороняються. Касові ордери передаються до виконання касирові безпосередньо бух- галтером, а не через особу, що отримує або вносить гроші.

Прибуткові касові ордери та видаткові документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим приз- наченням  готівки,  отриманої  і  витраченої  установою  або  організа- цією. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних)  відомостей  на виплати,  пов’язані  з опла- тою праці, реєструються після їх видачі.

Під час отримання прибуткових касових ордерів або видаткових

документів касир зобов’язаний перевірити:

–  наявність і справжність на документах підпису головного бух- галтера, а на видатковому документі — дозволяючого надпи- су керівника або осіб, які ним уповноважені;

–  правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

–  наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повинен повернути документи до бухгалтерії для відповідного оформ- лення.

Усі касові ордери після їхнього використання касир підписує, а додані до них документи  для запобігання  повторного  використання


погашає штампом або підписом від руки „Одержано” або „Оплачено”

із зазначенням дати.

Усі факти надходження і вибуття готівки відображаються  в ка-

совій книзі.

Касова книга — це обліковий реєстр, призначений для обліку касових операцій касиром. Вона повинна бути пронумерована, про- шнурована та скріплена печаткою установи або організації. Кількість аркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника і голов- ного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примір- никах (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, куль- ковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші та другі примірники мають однакові номери. Виправ- лення в касовій книзі не допускаються, але якщо вони зроблені, то потрібно їх засвідчити підписами касира, а також головного бухгал- тера або особи, що його заміщує. На кожну іноземну валюту відкри- вається окрема касова книга. Записи в касовій книзі здійснюються ка- сиром відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим ордером. У кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (ко- пію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими орде- рами й видатковими документами під підпис у касовій книзі.

Звіт касира — це документ, який передається касиром до бухгал- терії і являє собою відривний листок касової книги з доданими до ньо- го прибутковими і видатковими касовими документами. Бухгалтер пе- ревіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброб- лення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, ну- меруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом

36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відпо- відальною особою, на яку покладено обов’язок зберігати документи в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Облік касових операцій ведеться відповідно до Інструкції з об- ліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, зат- вердженої наказом ДКУ від 26.12.2003 р. № 242 (Додаток Д).


Для обліку наявності, руху та залишків готівки в касі викорис-

товується активний рахунок 30 „Каса” в розрізі субрахунків:

–  301 “Каса в національній валюті”;

–  302 “Каса в іноземній валюті”.

Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних листів (другий примірник касової книги) і доданих до них докумен- тів. Сальдо і надходження грошових коштів відображають за дебетом рахунка 30 „Каса”, а видану готівку — за кредитом. Кожний день у бухгалтерії на підставі звітів касира складається меморіальний ордер

№ 1 [накопичувальна  відомість  за касовими  операціями  (ф.  № 380 (бюджет)] для того, щоб систематизувати  обороти по касі за поточ- ний місяць.

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки в націо-

нальній валюті України наведено в табл. 3.2.

Таблиця 3.2

Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій у національній валюті

 

Зміст господарської операції

Кореспондуючі рахунки

 

Сума,

грн

Дебет

Кредит

1. Одержано в касу готівку за чеками з поточних,

реєстраційних рахунків

 

301

311,

321

 

3500

2. Повернено в касу невикористану суму підз-

вітних коштів

 

301

 

362

 

100

3. Надійшла в касу плата за утримання дітей в ін-

тернаті при школі, за спортивну форму, за харчу-

вання працівників за місцем роботи

 

301

 

674

 

750

4. Повернення попередньої оплати батькам за

утримання дітей у дитячих дошкільних закладах

 

674

 

301

 

80

5. Одержано в касу спонсорські, благодійні внески

та іншу гуманітарну допомогу

 

301

 

713

 

5700

6. Внесено з каси готівкою на поточні рахунки

311

301

8400

7. Зараховано на винну особу виявлені недо-

стачі готівки в касі

 

363

 

301

 

1600

 

Облік операцій з іноземною валютою регламентується „Поряд- ком відображення в обліку операцій в іноземній валюті”, затвердже- ним наказом ДКУ від 24 07 2001 р. № 126 (Додаток Е).

Для розрахунків іноземною валютою бюджетним установам можуть бути відкриті в уповноважених банках валюші рахунки за кожним  видом  іноземної  валюти  зокрема.  Для  їх відкриття  в банк


подаються такі самі документи, як і для відкриття поточних рахунків у національній валюті та ліцензія НБУ на право займатися зовніш- ньоекономічною діяльністю.

Якщо бюджетна установа використовує у своїх операціях де- кілька видів валютних коштів, має декілька валютних рахунків у банку, то кількість меморіальних ордерів з обліку іноземної валюти повинна відповідати кількості видів валюти і рахунків у банку. При цьому ордери нумеруються відповідно № 1-1, 2-2, 3-1, 3-2 тощо.

У реєстрах бухгалтерського обліку операції з іноземною валю- тою повинні відображатися паралельно як в іноземній, так і в націо- нальній валюті України. З цією метою в меморіальних ордерах для кожного  запису  валютних  операцій  передбачають  один  рядок  для суми в іноземній, а другий — у національній валюті за одним поряд- ковим номером.

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки в інозем-

ній валюті наведено в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій в іноземній валюті

 

Зміст господарської операції

Кореспондуючі

рахунки

 

Сума,

грн

Дебет

Кредит

1. Одержано готівкою іноземну валюту в касу

302

318

3500

2. Видано з каси іноземну валюту під звіт

362

302

1080

3. Отримано в касу кошти в іноземній валюті

кошти, що надійшли як благодійні внески

 

302

 

713

 

3000

4. Внесено на банківський рахунок з каси уста-

нови іноземну готівку

 

318

 

302

 

2500

5. Нараховано курсову різницю на залишок ва-

лютних коштів на рахунку в банку:

–   при підвищенні курсу іноземної валюти

–   при зниженні курсу іноземної валюти

 

318

442

 

442

318

 

750

570

6. Повернуто в касу невикористану суму авансу

підзвітною особою в національній валюті

 

301

 

362

 

80