ТЕМА 5 ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АІС

Мета. Оволодіння технологією побудови електронних таблиць для реєстрації даних та розрахунку показників го­сподарської діяльності торговельного підприємства.

 

Контрольні питання

Що розуміється під програмним забезпеченням?

Які програмні засоби належать до загального програмного забезпечення?

Перерахуйте найбільш важливі програми, які відносяться до загального програмного забезпечення.

Назвіть основні функції, які виконуються загальним про­грамним забезпеченням.

Вкажіть призначення функцій основних груп прикладного (функціонального) програмного забезпечення.

Наведіть відмінності загального та прикладного програмно­го забезпечення.

Назвіть прикладні програми, які є найбільш поширени­ми серед торговельних підприємств малого та середнього біз­несу.

Для чого призначені текстові процесори? Назвіть відомі Вам текстові процесори.

Де застосовуються електронні таблиці?

 

Що можуть графічні процесори?

Які пакети програм відносяться до класу інтегрованих?

Які пакети відносяться до класу проблемно-орієнтованих?

Назвіть складові пакету MS Office.

Яке програмне забезпечення можна застосовувати для по­будови бізнес-планів.

 

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

 

ЗАВДАННЯ. Створити електронну таблицю для занесення по­чаткових даних про комерційну діяльність підприємства, відо­браження їх на діаграмі та розрахунку показників:

Початкові дані розташувати в електронній таблиці так, як це показано в табл. 19.

Побудувати діаграму товарообігу фірми в 2002-2004 роках для порівняння товарообігу відповідних місяців.

Правіше в електронній таблиці розташувати формули для визначення сумарного, середньомісячного, мінімального та мак­симального місячних об'ємів товарообігу, кількість місяців, в яких товарообіг був менший від 2000 грн. (несприятливих міся­ців) — табл. 20.

Результати розрахунку показників за весь період оформити так, як це показано в табл.20;

Нижче розташувати схему розрахунку показників заданого року так, як це показано в табл.21 (рік у вигляді цілого числа ко­ристувач заносить в клітинку G11).


Таблиця 19




Методичні вказівки

 

Електронна таблиця (ЕТ) — це програма, призначена для об­робки економічної інформації, представленої у вигляді таблиці.

ЕТ складається з клітинок, що утворюють рядки і стовпчики. Стовпчики таблиці позначаються латинськими літерами (А, В, С,


Z) та їх двобуквеними комбінаціями (АА, АВ,..., IV), а рядки — числами (1, 2 65536). Кожна клітинка має свою адресу, яка складається з позначень її стовпчика та рядка, наприклад, Аі — це адреса початку (лівої верхньої клітинки) таблиці.

В кожну клітинку користувач може ввести дані двох основних типів: числа і тексти, а також формули, результат обчислення яких представляє собою знову ж числа та тексти. Клітинки хара­ктеризуються форматом, завдяки чому числа можна зобразити як цілі, дробові, дати, моменти часу, проценти, грошові суми тощо.

Електронна таблиця складається з листків. На кожному листку заповнені клітинки утворюють його робочу частину.

Завдання лабораторної роботи виконується наступним чином:

Запуск MS Excel.

Форматування таблиці і ввід даних.

 

Форматування шапки, рядків та стовпчиків таблиці:

 

виділіть потрібну кількість стовпчиків;

для визначення параметрів форматування клітинок скорис­тайтеся командою Format — Cells;

в діалоговому вікні формату клітинок активізуйте сторінку Border;

виберіть потрібні тип рамки, товщину ліній, колір і т.п.

натисніть мишею на діалогову клавішу OK.

Форматування ширини стовпчиків:

 

станьте курсором миші на границю адрес потрібного стов­пчика та сусіднього справа (курсор набуде вигляду хрестика зі стрілочками)

протягніть границю мишею вправо до потрібної ширини стовпчика.

Ввід і форматування текстових даних:

виділіть блок клітинок таблиці для розташування даних;

виконайте команду Format — Cells;

в діалоговому вікні формату клітинок активізуйте сторінку Font;

виберіть бажаний тип шрифту, стиль, ефект, колір тощо;

натисніть на діалогову клавішу OK;

введіть потрібний текст в шапку таблиці та потрібні текстові значення в інші клітинки підготованої області таблиці.

Ввід і форматування числових даних:

виділіть в таблиці стовпчики з числовою інформацією;

виконайте команду Format — Cells;

в діалоговому вікні формату клітинок активізуйте сторінку Number;

виберіть потрібний числовий формат даних, кількість деся­ткових знаків, представлення від'ємних чисел, вигляд дробового розділювача тощо;

натисніть на діалогову клавішу OK;

введіть потрібні числові дані;

масив років вводять таким чином: в клітинку В3 потрібно ввести перший з років (2002), натиснути на клавішу Ctrl і, утри­муючи її, протягнути вправо мишею маніпулятор який приймає вигляд символу «+» і з'являється в правому нижньому кутку клі­тинки B3, добиваючись виділення всього блоку клітинок B3:D3, після чого відпустити клавішу миші і клавішу Ctrl;

для вводу в стовпчик А назв послідовних місяців потрібно в клітинку B4 ввести дату початку року ('01.01.2004'), відмітити блок клітинок B4:B15, виконати команду Edit — Fill — Series — Date — Month для розмноження введеного значення на весь блок і застосувати до побудованих дат формат місяців командою Format — Cells — Number — Custom — Type — mmmm.

2.5. Форматування таблиці:

виділіть всю таблицю (для цього потрібно натиснути мишею на перетин адресних панелей);

виконайте команду Format — Cells;

в діалоговому вікні формату клітинок активізуйте сторінку Alignment;

виберіть потрібну орієнтацію даних в стовпчиках, тип вирі­внювання тощо;

•           натисніть на діалогову клавішу OK. 3. Автоматизація розрахунків

Ввід формул:

активізуйте потрібну клітинку (наприклад, C4);

введіть ознаку початку формули — символ рівності («=«);

наберіть текст формули:

 

адреси клітинок вводяться латинськими літерами та циф­рами;

імена функцій вводяться латинськими літерами (для цього потрібно знати назви і формат функцій);

аргументи функцій розділяються крапкою з комою (;);

дробова частина чисел відділяється від цілої комою (,).

Занесення адрес:

 

замість вводу адрес клітинок з клавіатури їх можна за­носити в формулу за допомогою миші; для цього під час вводу чи редагування формули потрібно натиснути мишею на потрі­бну клітинку; в цей момент система, яка знаходилася в режи­мі вводу (Enter) або редагування (Edit), переходить в режим Point;

в режимі Point натиснення мишею на клітинки та блоки таб­лиці приводить до занесення їх адрес в формулу;

при продовженні набору тексту формули система знову по­вертається до стану вводу (Enter);

стан системи постійно відображається на панелі статусу (в останньому рядку вікна пакету — Ready, Enter, Edit, Point).

описану схему занесення адрес в текст формули за допомо­гою миші назвемо технологією Point.

 

Використання конструктора функцій:

 

командою Insert — Function викличте конструктор функцій;

в діалоговому вікні конструктора виберіть у списку Function Category групу статистичних функції (Statistical);

у списку Function Name виберіть функцію Average;

натисніть на діалогову клавішу OK.

замість вікна вибору функції відкривається діалогове вікно побудови аргументів функції;

введіть формули в поля аргументів функції;

натисніть на діалогову клавішу OK.

Занесення звертань до функцій з клавіатури:

в клітинки G4:G8 (табл.20) занесіть формули розрахунку по­казників товарообігу, які посилаються на клітинки B4:B15.

в клітинку G4 занесіть формулу =MAX(B4:D15);

в клітинку G5 занесіть формулу =MIN(B4:D15);

в клітинку G6 занесіть формулу =SUM(B4:D15);

в клітинку G7 занесіть формулу =AVERAGE(B4:D15);

в клітинку G8 формулу =COUNTIF(B4:D15;>><2000>>).

Занесення звертань до функцій за допомогою буферу та імен:

Для розрахунку показників роботи підприємства по роках за­несіть потрібні формули в клітинки G5:G8:

за допомогою команди Insert — Name — Define клітинку G11 назвіть словом „рік»;

аналогічно блок клітинок B4:B15 позначте як Дані_2002;

блок C4:C15 позначте як як Дані_2003;

блок D4:D15 позначте як Дані_2004,

за допомогою конструктора функцій в клітинку G12 введіть формулу:

=Ш(рік = 2002; МАХ(Дані_2002); Ш(рік = 2003; МАХ(Дані_2003); IF (рік = 2004; МАХ(Дані_2004); «Дані відсутні»)));

формулу з клітинки G12 розмножте на всі клітинки блоку G13:G16; для цього скористайтеся універсальним буфером Windows:

активізуйте клітинку Gl 2;

виконайте команду Edit — Copy;

виділіть блок клітинок Gl3:Gl6;

виконайте команду Edit — Paste;

для очистки буферу натисніть на клавішу Esc.

 

Редагування звертань до функцій:

 

відредагуйте формули в клітинках Gl3:Gl6, замінивши фу­нкцію MAX на MIN, AVERAGE, COUNTIF відповідно;

у звертання до функції COUNTIF додайте другий аргумент з критерієм відбору даних "<2000"; після редагування формула набере вигляду:

=Ш(рік = 2002; COUNTIF(B4:Bl5; «<2000»); IF (рік = 2003; COUNTIF(C4:Cl5; «<2000»); Ш(рік = 2004; COUNTIF(D4:Dl5; «<2000»); «дані відсутні»))).

Розрахунок показників:

 

Для розрахунку показників певного року в клітинку Gll за­несіть один з років: 2002, 2003, 2004;

Перевірте правильність розрахунку показників в цілому і по роках.

4. Створення діаграм.

4.l. Побудова діаграми за допомогою конструктора.

виділіть в електронній таблиці блок клітинок A3:Dl5 з да­ними, ключовим стовпчиком і шапкою;

виконайте команду Insert — Chart; в результаті на екрані з'являється перше діалогове вікно конструктора діаграм, яке складається з двох сторінок;

розглянемо сторінку Standard Types; на якій знаходяться дві рамки (типів діаграм Chart Type та підтипів Chart Sub-Type) і діалогова клавіша ,Press And Hold To View Sample»;

зі списку Chart Type виберіть лінійну діаграму;

зі списку Chart Sub-Type виберіть четверту з запропонова­них там семи підвидів діаграм, у якій кожне значення на лініях діаграми зображається певним маркером;

проектовану діаграму можна побачити у рамці Sample, яка накладається на рамку підвидів діаграм; для цього натисніть і утримуйте діалогову клавішу ,Press And Hold To View Sample»;

для переходу до другого діалогового вікна конструктора ді­аграм натисніть на діалогову клавішу Next; це вікно теж склада­ється з двох сторінок;

за допомогою списку вибору Data Range можна перевірити і змінити блок даних діаграми;

за допомогою перемикача Series In можна визначити спосіб розташування даних — в рядках (Rows) чи в стовпчиках (Columns); виберіть положення Columns

для переходу до третього діалогового вікна конструктора діаграм натисніть на діалогову клавішу Next; це вікно складаєть­ся з шести сторінок;

на сторінці Titles в полі Chart Title в полі Value (Y) axis введіть назву вертикальної осі діаграми „тис. грн.».

на сторінці Legend підніміть прапорець Show Legend для відображення легенди діаграми;

перемикач Placement встановіть в положення Top для роз­ташування легенди на верхньому полі діаграми;

для переходу до четвертого (останнього) діалогового вікна конструктора натисніть на діалогову клавішу Next;

за допомогою перемикача Place Chart визначте розташу­вання діаграми — на листку електронної таблиці з даними діаг­рами (As Object In).

4.2. Форматування діаграми:

перемістіть вікно діаграми на вільне місце листка;

розтягніть вікно діаграми до потрібних розмірів;

збережіть діаграму разом з таблицею на диску.

 

Висновки

 

Ефективність АІС у великій мірі визначається сис­темним підходом до застосування програмного забез­печення, який робить використання АіС більш надій­ним та економічним.

Сучасні інформаційні технології проектування АІС базуються на інтегруванні існуючих пакетів приклад­них програм, банків та баз даних, інтелектуальних систем.

Вибір прикладного програмного забезпечення обу­мовлюється складом задач проектованої АІС.

У великій мірі вибір прикладного програмного за­безпечення обумовлюється комп'ютерною платфор­мою проектованої АІС (апаратне та системне програм­не забезпечення).