6. Рубрикація

Кожен текст не може обійтися без членування його на скла- дові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, ви- користання заголовків, нумерації тощо. Зовнішнє вираження композиційної структури тексту називається рубрикацією. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики та призначення.

Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на по- чатку першого рядка кожної частини тексту. Абзац є показни- ком переходу від однієї думки до іншої. Поділ тексту на абзаци дозволяє читачеві робити невеликі зупинки перед подальшим читанням, подумки повернутися до вже прочитаного. Абзац може складатися з одного або з кількох речень, що послідовно розкривають складну думку.

Поділ  на  абзаци  нерідко  супроводжується  нумераці- єю – цифровим (або буквеним) позначенням послідовнос- ті  розміщення  складових  частин  тексту.  Нумерація  вказує на необхідність самостійного розгляду кожного з виділених елементів переліку. Для нумерації використовують римські й арабські цифри та букви. Вибір того чи іншого варіанта ну- мерації залежить від змісту тексту, його обсягу й складнос- ті. У звичайних випадках використовують тільки однотипні знаки – арабські цифри або букви. Римськими цифрами по- значають великі частини, що у свою чергу діляться на під- розділи (їх позначають арабськими цифрами). Система циф-


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

рового й буквеного позначення повинна будуватися в такому порядку:

А… Б… В… Г.

І… ІІ… ІІІ… ІV…

1…2…3…4…

1)…2)…3)…4)…

а)… б)… в)… г)…

Більші за розміром порівняно з абзацом рубрики можуть мати і словесні назви – розділ, параграф (позначається зна- ком) та ін., які теж нумеруються.

Останнім часом у науково-технічних текстах і в службових документах уводиться цифрова система нумерації. Для неї характерні такі правила:

1) кожна складова частина тексту, що відповідає поняттю

розділу, параграфа, пункту (крім абзацу), одержує свій номер (номери позначаються тільки арабськими цифрами, після кожної цифри ставиться крапка);

2) номер кожної складової частини включає всі номери

відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Таким чином, номери найбільших частин тексту (перший ступінь поділу) складаються з однієї цифри. На другому сту- пені поділу складові частини одержують номери з двох цифр, на третьому – із трьох і т. д. Використання такої системи ну- мерації дозволяє уникати слів частина, розділ, параграф тощо. Уявімо, що текст складається з трьох частин: 1, 2 і 3. Кожна з них поділяється на розділи. Розділи першої частини будуть мати номери, які складаються з двох цифр – 1.1, 1.2,

1.3 (перша цифра позначає номер частини, друга – номер роз-

ділу). Розділи другої частини будуть мати номери 2.1, 2.2, 2.3. Якщо розділи діляться на параграфи, то параграфи першого розділу першої частини будуть мати номери 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, а параграфи другого розділу першої частини – 1.2.1, 1.2.2,

1.2.3. Цей принцип нумерації поширюється на всі складові частини і при наступному поділі тексту.


ІV. КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

Важливим засобом рубрикації є також заголовки та підза- головки. Вони є структурною частиною тексту й дозволяють стисло висловити зміст, а інколи й основну ідею документа. Заголовок повинен відповідати змісту документа (або його частині) і бути недвозначним. Наприклад:

Неправильно:

Про підготовку, організацію і проведення новорічних заходів у школі № 55

1. Призначити відповідальним черговим по школі під час проведення новорічних заходів:

29.12 – вечір учнів VІІІ-Х кл. – Іванова О. Р. – 1800 год.

3.01 – ялинка І-ІV кл. – Прядко М. С. – 1000  год.

3.01  – ялинка V–VІІ кл. – Ковалів Л. І. – 1600   год.

2. Начальником зимового табору призначити учителя школи т. Петренко С. Ф.

Директор школи (підпис)

Правильно:

Про призначення відповідальних чергових по школі під час проведення новорічних вечорів та ранків

Призначити відповідальними черговими у дні проведен-

ня новорічних вечорів та ранків таких учителів:

1. 29.12.1997 р., вечір 9–10 класів, з 18 до 22 год. Відпо-

відальний – Іванова О. Р.

2. 04.01.1998 р., ранок 1–4 класів, з 10 до 12 год. Відпові-

дальний – Прядко М. С.

3. 05.01.1998 р., ранок 5–7  класів, з 16 до 19 год. Відпо-

відальний – Ковалів Л. І.

У першому варіанті пункт другий наказу повинен бути оформлений як пункт окремого наказу про організацію зимо- вого табору або ж як пункт наказу про проведення позаклас- них заходів під час шкільних канікул.


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

Мовознавче дослідження

208. І. Прочитайте. Поділіть текст на абзаци. Чи необхідна в цьому документі нумерація?

Доповідна записка. Відповідно до розпорядження Ка- бінету міністрів України підготовлені матеріали про роботу заводу у першому кварталі цього року. Для якісного вико- нання вказаної роботи, у зв’язку з великою кількістю інфор- маційного матеріалу, а також завантаженістю інформаційно- обчислювального центру заводу виникла необхідність залу- чення інших обчислювальних центрів для машинної обробки матеріалів. З цією роботою може справитися обчислювальний центр Інституту економіки промисловості АН України. Прошу Вас погодити це питання з інститутом. Заступник завідуючого відділом М. П. Нестеров.

209. Дайте відповіді на запитання

1. З якою метою в текстах документів застосовується ру-

брикація?

2. Від чого залежить ступінь складності рубрикації?

3. Для чого текст ділять на абзаци?

4. На що вказує нумерація частин документа? Які правила її застосування?


 

 

ДОДАТКИ

Додаток І

Етикет документів

У документах широко використовуються готові вирази – канцелярські штампи. Так, у листах часто вживаються еле- менти мовного етикету, що виражають подяку, вибачення, прохання.

Подяка

Ще раз дякуємо Вам за згоду продовжити…

Ми високо цінуємо Вашу моральну і фінансову підтрим-

ку…

Велике спасибі Вам… Висловлюємо свою щиру подяку… Прийміть нашу найщирішу подяку за…

Дозвольте висловити свою щиру вдячність…

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Щиро дякуємо Вам за… Дозвольте подякувати Вам… Вдячні Вам за те…

Дякуємо Вам за підтримку…

Хочу ще раз подякувати Вам за…

Від імені всіх, хто зацікавлений у цій благородній справі,

прийміть нашу

найщирішу вдячність…

З вашого боку було дуже люб’язно…

Ми дуже зобов’язані…


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

Хочу висловити Вам вдячність за те, що

Ми були приємно здивовані…

Наперед вдячні за…

Вибачення

Перепрошуємо Вас…

Просимо вибачення за…

Просимо вибачити нас за неможливість… Вибачте за повторне нагадування… Перепрошуємо за затримку в нашій бухгалтерії… Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку… Хочу щиро перепросити Вас…

Дуже шкода, що між нами виникло таке прикре непоро-

зуміння…

Вибачте, будь ласка,..

Щиро прошу вибачення за те, що змусив Вас марно ви-

тратити свій дорогоцінний час…

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи… Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через… Вибачте, що завдали Вам прикрощів…

Ще раз просимо вибачення і чекаємо відповіді.

Прохання

Будь ласка, якщо зможете, повідомте… Просимо Вас при нагоді надіслати… Хотілось би знати Вашу думку на… Будемо раді, якщо Ви погодитесь…

Будь ласка, телефонуйте нам про свою згоду.

Маю надію, що невдовзі особисто зустрінуся з вами…

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите…

Повідомте, будь ласка, чи зацікавила Вас наша пропози-

ція…


ДОДАТКИ

Ми були б щиро вдячні Вам за… Просимо Вашої допомоги… Будемо Вам дуже вдячні…

Був би радий співпрацювати з вами…

Чи не були б Ви такі ласкаві повідомити нам… Зробіть ласку, подайте нам детальний опис… Будемо Вам дуже зобов’язані, якщо Ви… Підтвердіть, будь ласка, свій приїзд…

Прошу Вас зробити це якомога швидше…

Будемо вдячні за будь-яку допомогу…

Додаток ІІ

Російсько-українські відповідники усталених словосполучень

З метою уникнення неправильних перекладів при скла- данні документів наводимо російсько-українські відповідни- ки усталених словосполучень:

 

в соответствии с

відповідно до

в течении

протягом

по   семейным   обстоятель-

ствам

 

за сімейних обставин

принять в отдел

прийняти до відділу (у відділ)

работа   по   совместитель-

ству

 

робота за сумісництвом

с испытательным сроком

з випробувальним терміном

 

считать целесообразным

вважати  доцільним  (за  до-

цільне)


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

 

через  формируемую  дирек-

цию

через  дирекцію,  що  форму-

ється

расчетный отдел

розрахунковий відділ

регулировать  взаимоотно-

шения

 

регулювати відносини

обоюдное согласие

обопільна угода

определить условия

визначити умови

внеочередной отпуск

позачергова відпустка

полномочный орган

повноважний орган

привлечь  к  ответстеннос-

ти

притягнути до відповідаль-

ності

 

личный листок по учету

особовий листок з обліку ка-

дрів

из-за отсутствия

через відсутність

из-за  собственной  неосто-

рожности

 

через власну необережність

терять голову терять сознание

розгублюватися непритом-

ніти, втрачати свідомість

терять время

гаяти час

верный перевод

правильний переклад

верная смерть

неминуча смерть

верный способ

надійний спосіб

копировальная бумага

копіювальний папір

угон машины

викрадення машини

угнанные машины

викрадені машини

дееспособность проверена

дієздатність перевірені

в состоянии опъянения

у нетверезому стані

дать согласие

дати згоду (погодитись)