1. Документ: загальні вимоги до його складання

Культура писемного ділового мовлення визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена, зокрема державного службовця, який працює з документами, причетний до справочинства. Пишучи, завжди слід пам’ятати про майбутнього читача (у т. ч. й про себе). Тому необхідно дотримуватися виразності письма, чіткості лі- тер, акуратності (охайність) тексту.

Писати завжди слід, відступаючи від краю аркуша (зліва чи справа, а в документах – тільки зліва), – цього вимагають і технічні умови, наприклад, підшивання ділових паперів, і тра- диція зберігати поле для заміток, правок, доповнень, і навіть естетика форматів. Розміщувати текст на форматі (стандарт- ний аркуш паперу) слід з урахуванням пропорції, естетики співвідношення формату й обсягу тексту. Не варто «втискува- ти» в рядок частину фрази – вона вільно може бути перенесе- на на наступний рядок.

У писемному мовленні складними є скорочення запи- сування, рубрикація, вибір слова, словоформи, особливос- ті побудови усталених словосполучень (штампів) і речень та ін.

Наразі з’ясуємо найголовніші особливості писемного ді- лового мовлення, але насамперед охарактеризуємо сутність документа, його структурні елементи, класифікаційні ознаки, загальні вимоги до його складання.


ІV. КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

! Прочитайте й запам’ятайте

Слово документ (лат. document – доказ) – це засіб закрі- плення різними способами на спеціальному матеріалі інфор- мації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ мас правове та господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відо- мостей інформативного характеру. Вони сприяють удоскона- ленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, за- кладу чи установи.

Поняття «службовий документ» охоплює:

1) директивні та розпорядчі документи (закони, постано-

ви, накази та ін.);

2) адміністративно-організаційні документи (плани, уста-

ви, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3) документи щодо особового складу (заява, автобіогра-

фія, характеристика та ін.);

4) фінансову документацію;

5) облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять доку- менти, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком).

Документ має бути достовірним, переконливим, належ- ним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.

До документа висуваються такі вимоги:

1) не повинен суперечити чинному законодавству й ди-

рективним указівкам органів вищого рівня;

2) має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

4) має бути максимально точним і водночас доступним;

5) повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6) має бути придатним для тривалого зберігання.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

 

Ознаки класифікації

 

Групи документів

 

За спеціалізацією

Загальні

З адміністративних питань Спеціалізовані з фінансових, комерцій- них питань та ін.

 

За призначенням

Організаційні Розпорядчі Інформаційні Колегіальних органів

За походженням

Внутрішні

Зовнішні

За напрямом

Вхідні

Вихідні

За   джерелами   ви-

никнення

Первинні

Вторинні

За формою

Стандартні

Індивідуальні

За технікою відтво-

рення

Рукописні

Відтворені механічним способом

 

За секретністю

Для службового користування Секретні

Цілком секретні

 

За  терміном  вико-

нання

Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові


ІV. КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

 

 

За складністю

Односкладні

Складні

За        стадіями            ство-

рення

Оригінал

Копії

 

За  терміном  збері-

гання

Постійного зберігання

Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)

 

Питаннями документування й організації роботи з доку- ментами в процесі здійснення управлінських функцій займа- ється діловодство (справочинство).

Культура ділового мовлення вимагає, щоб кожний дер-

жавний службовець:

 володів нормами української літературної мови;

 умів послуговуватися синонімами, омонімами, пароні-

мами;

 дотримувався стильових та стилістичних норм україн-

ської літературної мови;

 правильно   користувався   синтаксичною   структурою мови.

При підготовці тексту будь-якого документа рекоменду-

ється дотримуватися таких правил:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє при-

скореному сприйняттю тексту.

2. Уживати трафаретні вислови, що виражають стандарт- ні аспекти змісту (витяг з протоколу, до заяви додаються, договір вступає в силу, згідно з рішенням…, у зв’язку з по- гіршенням стану…, у порядку обміну досвідом…). Такі стійкі словосполучення та вирази полегшують розуміння документа, дозволяють не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Уживати прямий порядок слів у реченні, коли логічний

наголос падає на об’єкт дії, а зворотний – при логічному на-

голосі на самій дії. Пор.: Сторони несуть матеріальну від-


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

повідальність за невиконання покладених на них зобов’язань згідно з чинним законодавством. Далі викладається суть питання. Заслухали заяву Ф. І. Панченка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного са- наторію.

4. Для  передачі  точності  та  ясності  висловлювання

означення повинно стояти перед означуваним словом; встав- ні слова – на початку речення. Наприклад: Ведення ділової кореспонденції  –  це  справжнє  мистецтво,  яке  сьогодні, на превеликий жаль, на наших теренах майже втрачене. Отже, текст документа формулюється чітко, лаконічно, зрозу- міло, не містить нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

5. Використовувати   в   службових   документах   складно-

підрядні речення (для висловлення причинно-наслідкових зв’язків). Цей тип речень надає більшої переконливості про- ханню та пом’якшує враження од відмови. Найуживанішими є складні речення із сполучниками якщо, щоб, за умови, який, що, коли, унаслідок того що… Наприклад: Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо ко- пії рахунків, термін оплати яких закінчився 20.05.2009 р. Га- даємо, що лише серйозні причини змусили Вас затримати передачу креслень. Нам дуже прикро, але у зв’язку з наявніс- тю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення.

6. Замінювати займенники іменниками, оскільки займен-

ники лише вказують, а не називають точну кількість, предме- ти та ознаки. Ця заміна надає тексту документа конкретності, точності, об’єктивності.

7. Використовувати  дієприслівникові  звороти  (для  ком-

пактності), але ними слід починати речення (це надає тексту офіційної тональності), а не завершувати. Наприклад: Урахо- вуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що сума… Посилаючись на Ваше оголошення в газеті «Новий день», про-


ІV. КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

симо зробити нам пропозицію на поставку консервів. Поси- лаючись на переговори з Вашим представником 10.01.2009 р., просимо вислати нам тверду пропозицію на виготовлення запасних частин до комбайна «Славутич». Пишучи ділово- го листа, завжди слід дбати про того, кому він адресований, і не завдавати клопотів із розумінням його змісту.

8. Не вживати емоційних виразів та слів на позначення

суб’єктивного ставлення до викладеного явища. Тон службо-

вого документа повинен бути нейтральним.

9. Текст документа повинен викладатися від третьої осо- би (Колегія ухвалила… Комісія має розбудувати… Райдер- жадміністрація повідомляє… Сторони сподіваються…). Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, до- повідні, доручення, автобіографії.

10. Фрази в тексті мають бути максимально короткими.

Між розумінням елементів фрази та розумінням фрази в ціло- му має бути мінімальна часова розбіжність. Чим довша фраза, тим пізніше наступає процес її розуміння.

Мовознавче дослідження

195. І. Визначте, до якого виду належать такі документи:

заява, протокол, інструкція, наказ, акт, оголошення, скарга.

Завдання  для самоконтролю

196. З’ясуйте, з яких складових частин складається прото- кол проведення зборів колективу? Як вони розміщені? Напи- шіть зразок цього документа.

197. Назвіть специфічні мовні ознаки «Характеристики»

та складіть її текст.

198. Дайте відповіді на запитання

1. Дайте визначення документа?


Пентилюк М.І., Марунич І.І., Гайдаєнко І.В. Ділове спілкування та культура мовлення

2. Перерахуйте загальні вимоги до складання документа?

3. Назвіть основні види документів?

4. Зазначте функції документа?

5. Сформулюйте правила оформлення тексту документа?