4. Організація аналітичного і синтетичного обліку необоротних активів

В бюджетних  установах  аналітичний облік необоротних  активів залежить  від облікової групи, тому розглянемо  кожну з них.

Основні засоби

До основних засобів належать матеріальні  активи, які використо- вуються  установою багаторазово  і безперервно  в процесі виконання основних  функцій,  надання  послуг,  строк  корисного  використання яких більше одного року і вартість  яких без податку на додану вар- тість та інших платежів  перевищує  1000 гривень за одиницю (комп- лект).

Строк  корисного  використання (експлуатації) — очікуваний  пе- ріод часу, протягом  якого  основні  засоби  будуть  використовувати- ся установою  або з їх використанням будуть виконуватися основні функції та завдання  бюджетних установ.


 

Строк корисної  (очікуваної) експлуатації основних засобів уста- нови встановлюється міністерством за відомчою підпорядкованістю або (якщо  такі нормативні  документи  відсутні)  установою самостій- но в момент придбання активу. У межах одного головного розпоряд- ника бюджетних коштів на однотипні основні засоби встановлюється єдиний строк їх корисної експлуатації.

При визначенні  строку корисної  (очікуваної) експлуатації осно- вних засобів слід ураховувати:

– очікуване використання об’єкта установою з урахуванням його потужності або продуктивності;

– фізичний та моральний знос, що передбачається;

– правові або інші обмеження щодо строків використання об’єкта та інші фактори.

Відмінною рисою основних  засобів є не їх довговічність  з точки зору фізичної  суті, а можливість  багаторазово  або безперервно  вико- ристовувати протягом тривалого періоду часу.

До основних засобів належать незалежно  від вартості:

1) сільськогосподарські машини та знаряддя;

2) будівельний механізований інструмент;

3) робочі та продуктивні тварини;

4) усі види  засобів  пересування,  призначені  для  переміщення людей і вантажів;

5) документація з типового проектування.

Перелічені  об’єкти враховуються  на рахунку  10 «Основні  засо- би», до якого відкриваються такі субрахунки:

101 — земельні ділянки;

102 — Капітальні витрати на поліпшення земель;

103 — Будинки та споруди;

104 — Машини та обладнання;

105 — Транспортні засоби;

106 — Інструменти, прилади, інвентар;

107 — Робочі і продуктивні тварини;

108 — Багаторічні насадження;

109 — інші основні засоби.

На субрахунку  101 «Земельні ділянки» обліковується земля, яка згідно з чинним  законодавством придбана  та/або надана для корис- тування установі, в тому числі здавання  в оренду.


 

На рахунку  102 «Капітальні витрати  на поліпшення земель»  об- ліковуються капітальні витрати на покращання земель. До них відно- сяться витрати неінвентарного характеру (не пов’язані з будівництвом споруд) на культурно-технічні заходи з поверхневого  поліпшення зе- мель  для  сільськогосподарського використання, які  проводяться за рахунок  капітальних вкладень  (планування земельних  ділянок,  кор- чування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізан- ня купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковуються за виді- леними підгрупами будинки та споруди.

На субрахунку  104 «Машини  та обладнання» обліковуються си- лові машини та устаткування, робочі машини та обладнання, вимірю- вальні прилади, регулюючі прилади і пристрої, лабораторне  облад- нання, обчислювальна техніка, медичне обладнання, інші машини та обладнання  з виділенням в окремі підгрупи.

На  цьому  субрахунку  обліковуються мобільні  телефони,  якщо їх вартість перевищує  1000 грн. Якщо ж їх вартість менше цієї суми, вони обліковуються на рахунку  113 «Малоцінні необоротні  матері- альні активи».

На субрахунку  105 «Транспортні засоби»  обліковують  усі види засобів пересування,  які призначені  для переміщення людей і ванта- жів незалежно  від вартості. Виділені підгрупи транспортних засобів.

На субрахунку  106 «Інструменти, прилади  та інвентар»  обліко- вуються  передавальні   пристрої  —  лінії  електропередач, трансмісії та трубопроводи, інструменти,  виробничий інвентар  та приладдя  за встановленими підгрупами.

По рахунку 107 обліковуються робочі, продуктивні,  племінні, тварини,  а також службові собаки, декоративні тварини,  піддослідні тварини.

По рахунку 108 «Багаторічні насадження» обліковуються штучні багаторічні насадження, декоративні насадження на вулицях, парках, на території  установи  чи інше, штучні насадження ботанічних  садів та інші багаторічні насадження.

На  субрахунку  109 « Інші  основні  засоби»  обліковуються з ви- діленням  в окремі  підгрупи  сценічно-постановочні засоби  вартістю понад 10 грн за одиницю, документація з типового проектування не- залежно від вартості, кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети.


 

Перелік  підгруп до субрахунків  приведений в Таблиці  50, що приведена раніше.

Організація аналітичного  обліку характеризується наступним:

1. Основні  засоби обліковуються по кожному  окремому  об’єкту за встановленими обліковими  групами  та матеріально-відповідаль- ними особами.

Об’єкт основних засобів — це:

– закінчений пристрій  з усіма пристосуваннями і приладдям до нього;  конструктивно  відокремлений  предмет,  призначений для виконання певних самостійних функцій;

– відокремлений комплекс  конструктивно з’єднаних  предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуго- вування  загальні  пристосування, приладдя,  керування та єди- ний фундамент,  унаслідок  чого кожен  предмет  може викону- вати свої функції,  а комплекс  — певну роботу тільки  в складі комплексу, а не самостійно;

– інший актив, що відповідає  визначенню  основних  засобів, або частина такого активу, що контролюється установою.

2. В аналітичному обліку всі об’єкти основних засобів відобража- ються в цілих гривнях без копійок (вони списуються  на видатки при придбанні за рахунок.

Для організації обліку та контролю  за збереженням необоротних активів  кожному  об’єкту присвоюють  інвентарний номер,  який  має

8 знаків:

– перші три цифри — номер субрахунку;

– четвертий номер означає підгрупу всередині субрахунку;

– останні чотири цифри означають порядковий номер у підгрупі. Інвентарні номери прикріплюють до об’єктів на жетонах, або за- писуються на них незмивною фарбою. Ці інвентарні та номенклатур- ні номери записують у всіх документах по надходженню, переміщен-

ню та вибутті об’єктів.

Інші матеріальні необоротні активи — це усі інші необоротні  ак- тиви, що мають матеріальну форму  і не ввійшли  до переліку  осно- вних засобів і до яких встановлено спрощений,  груповий  або інший специфічний порядок обліку.

Обліковуються на рахунку 11 за економічно  однорідними  група- ми. До рахунку 11 відкриваються наступні субрахунки.


 

111 — «Музейні цінності і експонати  зоопарків»  (незалежно від вартості),  крім предметів  мистецтва  та природознавства, старовини і народного  побуту та експонатів  наукового, історичного  і технічно- го значення, які обліковуються в порядку, встановленому для обліку цих цінностей.

112 — «Бібліотечні фонди». Обліковуються бібліотечні фонди не- залежно від їх вартості: наукова, навчальна, спеціальні види літерату- ри та інші видання. Обліковуються за груповим обліком та номінальни- ми цінами в гривнях і копійках. Витрати на ремонт та реставрацію книг на збільшення їх вартості  не відносяться а списуються  на видатки. Для їх аналітичного  обліку відкривається одна інвентарна  картка ф.

№ ОЗ-9,  в якій облік ведеться  тільки  в грошовому виразі загальною сумою. Інвентарний облік ведеться в інвентарних книгах бібліотеки.

Відповідно до закону України «Про бібліотеки і бібліотечну спра- ву» бібліотечні  фонди  — це упорядковане зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці.  Бібліотечні фонди  формуються відповід- но до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

113 — «Малоцінні необоротні  матеріальні  активи».  До малоцін- них необоротних  матеріальний активів відносять такі предмети:

1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);

2) бензомоторні  пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3) спеціальні  інструменти та спеціальні  пристосування (для  се- рійного  і масового  виробництва певних  виробів  або виготов- лення індивідуальних замовлень);

4) предмети   виробничого   значення   вартістю   до  1000  гривень включно  за одиницю  (комплект) без податку  на додану  вар- тість — робочі столи, верстаки, кафедри, парти та ін.; обладнан- ня, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути віднесені до робочих машин (світлокопіюваль- ні рами та ін.);

5) предмети, призначені  для видачі напрокат;

6) господарський інвентар  вартістю  до 1000 гривень  включно  за одиницю (комплект) без податку на додану вартість — предме- ти конторського  та господарського  облаштування, конторське обладнання, переносні бар’єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики  вогнетривкі,  друкарські


 

машини, гектографи,  шапірографи та інші ручні розмножу- вальні та нумерувальні апарати, переносні юрти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), ки- лими, портьєри, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення — гідро- пульти, стендери, драбини ручні та ін;

7) інші малоцінні  необоротні  предмети, термін експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує  1000 гривень включно без податку на додану вартість, — телефони, обчислювальна техніка, пральні  та швейні машини, холодиль- ники та ін.

114 «Білизна, постільні  речі, одяг та взуття».  Ведеться груповий облік цих предметів за назвами, сортами, розмірами, цінами чи інши- ми характеристиками на карточках ф.ОЗ-9. Картки відкриваються на предмети одного найменування, близькі за розмірами, якістю матері- алу та ціною із зазначенням номенклатурного номера. Замість картки можна  вести аналітичний облік в книгах  кількісно-сумового обліку ф. 296, 296-6.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття використову- ють номенклатурні номери, що мають сім знаків:

– перші три означають субрахунок;

– четвертий підгрупу основних засобів;

– три останні означають порядковий номер у підгрупі.

При цьому предметам  однієї назви, якості матеріалу, і ціни вста- новлюють однаковий  номер. Його наносять  спеціальним штампом з незмивною фарбою на цих предметах. При її змивання штамп понов- люють. Ці номенклатурні номери проставляються у всіх документах з руху цих предметів.

Предмети  м’якого інвентарю  відразу при прийнятті в склад мар- куються спеціальним штампом, який містить назву установи. Він ста- виться в такому місці, що не псує загального вигляду речі.

115 «Тимчасові нетитульні споруди». Обліковуються тимчасові нетитульні  споруди, пристосування і пристрої,  вартість  яких перед- бачена в складі накладних витрат на будівництво. До них включають:

1) тимчасові  нетитульні  споруди, пристосування і пристрої,  ви- трати на зведення  яких включаються  до собівартості  будівель- но-монтажних робіт;


 

2) сезонні дороги, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і тим- часові будівлі у лісі (пересувні будиночки,  котлопункти, пил- козаточувальні майстерні, бензозаправки та ін.).

116 — «Природні ресурси». Ведеться облік мінеральних копалин, нафтових  свердловин, що належать установі.

117 — «Інвентарна тара».Обліковується наявність  і рух Інвен- тарної тари (чанів, баків, засіків),  торговельних  шкафів і стелажів та інші.

118 — «Матеріали довгострокового  використання для наукових цілей» ведеться облік матеріалів  для науково-дослідних робіт, що використовуються неодноразово, або тривалий час, а також тих що є об’єктами наукових досліджень, а також дорогі матеріали одержані зі складу для реставрації  та ремонту музейних  цінностей,  пам’яток ар- хітектури.

119 — «Необоротні матеріальні  активи  спеціального  призначен- ня» (ті, що мають застосування тільки в окремих галузях).

Аналітичний облік в залежності  від групи цих активів  організу- ється:

– за окремими об’єктами (субрахунки 113, 116,115,117);

– за групами однакових об’єктів  (по всіх субрахунках);

– в цілому по субрахунку (рахунок 112 «Бібліотечні фонди»);

– за матеріально відповідальними особами (у всіх випадках). Інвентарні номери присвоюються іншим необоротним матеріаль-

ним активам  крім: білизни, постільних  речей, одягу, взуття. Цим ак- тивам присвоюється номенклатурні номери.

Ні інвентарних ні номенклатурних номерів не присвоюють біблі- отечним фондам та матеріалам довгострокового  використання.

В бухгалтерському обліку вартість необоротних  активів ведеться в повних гривнях без копійок, які (копійки) при придбання списують- ся на видатки  установи. За виключенням таких активів: 112 «Бібліо- течні фонди»,  113 «Малоцінні необоротні  матеріальні  активи»  , 114

«Білизна та постільні  речі, одяг, взуття»,  118 «Матеріали довгостро- кового користування» за якими облік ведеться в гривнях та копійках.

Всі необоротні  активи, що знаходяться в установі, а також ті, що надходять  закріплюються за матеріально-відповідальними особами, що призначаються наказом керівника установи і з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність.


 

Облікові регістри матеріальних необоротних активів

Для аналітичного  обліку основних засобів в бухгалтерії установи ведуть карточки  встановлених спільним наказом ГУДК та Держком- статистики №125/70 форм:

1) ф. № ОЗ-6 (бюджет) — Інвентарна картка обліку основних за- собів в бюджетних установах. Призначена для пооб’єктного об- ліку будинків, споруд, машин, обладнання, інвентаря  та інших.

2) ф.  №  ОЗ-8 (бюджет) — Інвентарна картка  обліку  основних засобів в бюджетних установах (для  тварин і багаторічних  на- саджень).  Призначена для індивідуального обліку робочих, продуктивних і племінних  тварин,  багаторічних  насаджень  та капітальних витрат по поліпшенню  земель.

3) ф.  №  ОЗ-9 (бюджет) — Інвентарна картка  групового  обліку основних засобів в бюджетних установах. Для групового облі- ку однотипних засобів, що мають однакове призначення і одна- кову характеристику: столовий та кухонний інвентар, сценічні засоби, столи, парти, бібліотечні фонди.

4)  «Опис  інвентарних карток» ф.  ОЗ-10 (бюджет),  ведуть  для контролю  за збереженням карток  та повнотою  записів  до ін- вентарних  карток,  який  складається в одному примірнику до кожної класифікаційної групи.

Інвентарні картки  з обліку  основних  засобів  ведуться  в одному примірнику і зберігаються в бухгалтерії в картотеці, де вони розміще- ні за субрахунками та підгрупами  з розділенням за матеріально-від- повідальними особами. У централізованих бухгалтеріях  інвентарні картки розділяються ще і за установами, що обслуговуються.

В карточках  записується інформація, що включає повне наймену- вання об’єкта, технічний стан об’єктів, їх технічні характеристики, на- рахування зносу, дані про переміщення та інше. З часом в картці може не залишитись вільного місця для внесення інформації , тоді додатково до неї відкривають нову картку, що є продовженням основної картки.

При  цьому  в старій  картці  роблять  запис  про  відкриття нової. Стара  картка  зберігається як довідковий  документ  і в ній робиться відмітка про відкриття нової картки.

Інвентарні картки списаних об’єктів зберігаються в архіві устано- ви три роки.

Інвентарні картки  реалізованих об’єктів передаються  разом з ре- алізованими об’єктами.


 

Для контролю  за правильністю бухгалтерських записів по ра- хунках синтетичного  і аналітичного  обліку  в бухгалтерії  складають оборотні відомості по кожному субрахунку. Підсумки оборотів та за- лишків звіряються з даними Головної книги.

5) «Інвентарні списки основних засобів» ф. № ОЗ-11 (бюджет).

Ведуть в місцях експлуатації матеріально-відповідальні особи. Облік отриманих в операційну оренду необоротних активів ведеть-

ся на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Передача власних необоротних активів в операційну  оренду оформляється договором оренди та Актом приймання — передачі основних засобів, але при цьому вони обліковуються на балансі уста- нови на відповідних рахунках.

Облікові регістри синтетичного обліку матеріальних необоротних активів

Узагальнення операцій з надходження необоротних  активів відо- бражається в меморіальних  ордерах № 4, 6, 8.

Операції  з вибуття та внутрішнього  переміщення узагальнюють- ся в меморіальному ордері  № 9 «Накопичувальна відомість про ви- буття та переміщення необоротних  активів»  № 438 (бюджет).  В ньо- му записи здійснюються  на підставі первинних  документів за датами здійснення операцій.  Дані меморіального ордера № 9 заносяться до Журнал-головної.

Синтетичний облік ведеться в Журнал-головній книзі, що узгод- жується з регістрами аналітичного  обліку — оборотною відомістю та інвентарними картками.

Дані  обліку  необоротних  активів  у матеріально-відповідальних осіб повинні відповідати даним обліку в бухгалтерії.

Особливістю відображення в обліку руху необоротних  активів полягає в тому, що із збільшенням чи зменшенням вартості основних засобів одночасно проводяться записи по рахунку  401 «Фонд  в нео- боротних активах», пасивний, контрактивний. Відображає вкладення коштів у створення фонду в частині необоротних  активів.

Загальним правилом  для  обліку  необоротних  активів  є те, що в бухгалтерському обліку надходження, переміщення та вибуття набортних активів  як гуманітарної допомоги  бухгалтерія  та матері- ально-відповідальні особи відображають  в облікових  регістрах за ді- ючим порядком  але окремо  від матеріальних цінностей,  придбаних


 

установою за рахунок коштів загального та спеціального  фонду. Схе- ма облікових записів з надходження матеріальних необоротних акти- вів представлена  на рис. 6.

Меморіальний ордер 6, 4, 8

 

ЖурналbГоловb на Книга

Опис  інвентарних карток.  ɮ. ОЗb10 (бюджет)

 

Оборотна відомість

Звірка

 

 

Акти прийняттяbпереb дачі ф. № ОЗb1 (бюджет), рахункиb фактури, накладні Інвентарні картки

ф. № ОЗb6, ОЗb8, ОЗb9

(бюджет)

Інвентарний список ф. ОЗb11 (бюджет)

Рис. 6. Схема облікових записів з надходження матеріальних необоротних  активів

Списання необоротних  активів  відображається в облікових  ре- гістрах за наступною схемою:

 

 

Інвентарний список ф. ОЗb11(бюджет)


Інвентарна картка

ф. № ОЗb6,ОЗb8,ОЗb9 (бюджет)

 

 

 

Опис  інвентарних карток ф.ОЗb11 (бюджет)


Акти за формами: ф. ОЗb1 (бюджет) ф. ОЗb2 (бюджет)

 

 

Оборотна відомість   ф. ОЗb3 (бюджет)

ф. № ОЗb4 (бюджет)

 

 

Книга

Журналbголовна

Меморіальний ордер № 9


 

ф. ОЗb5 (бюджет)

 

 

Рис. 7. Схема облікових записів по списанню основних засобів


 

Таблиця 53

Кореспонденції рахунків при надходженні необоротних активів

 

 

Зміст

 

Сума

Кореспонденція рахунків

Дт

Кт

Придбання  за   рахунок  коштів   загального фонду:

 

 

 

Отримані  необоротні  активи  (на  купівельну вартість без ПДВ)

4000

104–122

364, 675

на суму ПДВ

800

801, 802

364, 675

Одночасно  відображається створення фонду в основних засобах (на купівельну  вартість)

4000

801, 802

401

Перерахована плата за транспортування

240

364

311

Списана на витрати установи транспортні по- слуги

240

801, 802

364

Списані копійки

0,35

801, 802

364, 675

Придбання за рахунок спеціального фонду, коли установа не є платником ПДВ:

 

 

 

Отримані  необоротні активи

2000

104–122

364, 675

на суму ПДВ

400

811–813

364

Одночасно  створюється фонд в основних  за- собах

2000

811–813

401

Списані копійки по відповідних об’єктах

0,39

811–813

364,675

Придбання за рахунок спеціального фонду, коли установа є платником ПДВ та має пра- во на податковий кредит з ПДВ:

 

 

 

Отримані  необоротні активи

2000

104–122

364, 675

Одночасно  на суму ПДВ

400

641

364, 675

Одночасно  створюється фонд в основних  за- собах

2000

811–813

401

Перераховано за послуги по транспортуванню

120

364

313, 323

Списані  послуги  по транспортуванню (вико- нані)

100

811–813

364

Списана сума ПДВ по отриманих  послугах

20

641

364

Списані копійки по відповідних об’єктах

0,56

811–813

364, 675


 

Продовження табл. 53

 

Безоплатне отримання

 

 

 

Отримано безоплатно  нові необоротні засоби, як гуманітарна допомога, вартість 5203 грн.

5203

324

712

5203

364

324

5203

104–122

364

Одночасно  створюється фонд

5203

812

401

Отримані  основні засоби, що були в експлу- атації, первісна вартість 3555 грн, при цьому залишкова вартість  — 2305 грн, знос — 1250 грн. на залишкову вартість

2305

324

712

2305

364

324

2305

104–122

712

Створено фонд по цих засобах

2305

812

401

На  суму  зносу,  що нарахований попереднім власником

1250

812

131-133

Придбання  необоротних   активів   за  кошти, отримані як гуманітарна допомога:

 

 

 

надійшли кошти

8000

324

712

Оплачено  різним організаціям

4800,69

364, 675

324

Оприбутковано необоротні активи (без ПДВ)

4000

104–122

364, 675

На суму ПДВ

800

812

364, 675

Одночасно  створюється фонд

4000

812

401

Списуються копійки

0,69

812

364, 675

 

Таблиця 54

Кореспонденції рахунків з вибуття  необоротних активів

 

 

Зміст операції

 

Сума

Кореспонденція рахунків

Дт

Кт

Списання в результаті ліквідації

 

 

 

1. Списані  основні засоби по причині  їх 100% зносу: на суму зносу, що дорівнює їх первісній вартості

5600

131–133

103–122

2. Списані  об’єкти, як непридатні  для подаль- шої експлуатації (аварія, пожежа):

на залишкову вартість

4320

401

103–122

на суму зносу

1256

131–133

103–122


 

Продовження табл. 54

 

Оприбутковані матеріали від списання (дрова, господарські матеріали тощо) на підставі До- відки про надходження в натуральній формі

 

323

711

 

364

323

 

235,234

364

4. Реалізовано будинки та споруди:

 

 

 

на залишкову вартість

103260

401

103

на суму зносу

102102

131

103

На суму доходів від реалізації

102500

364, 675

711

Вся сума підлягає перерахуванню до бюджету

102500

811

642

надійшли кошти

102500

311, 321

675, 364

Перераховано кошти

102500

642

311, 321

5. Реалізовано установою  інші  активи  (крім будинків і споруд)

 

 

 

на суму зносу

1300

131–133

104–122

на залишкову вартість

4200

401

104–122

на суму коштів одержаних від реалізації

1800

364, 675

711

на  суму   ПДВ   (якщо   установа   –платник

ПДВ)

300

811

641

3. Оприбутковані матеріальні  цінності від ліквідації необоротних активів, МШП, що будуть використані для ремонтів чи поточних видатків:

На підставі Акта на списання  та Довідки  про надходження в натуральній формі

Одночасно  проведені касові видатки

520

323

711

520

364

323

520

231, 234,

235, 238,

239

364

Оприбуткування металобрухту  від списання необоротних  активів.

На підставі Акта на списання  основних  засо- бів (ф. ОЗ-3  та ОЗ-4-бюджет) та Довідки про надходження в натуральній формі

 

323

711

 

364

323

 

239

364

Металолом  здано на приймальний пункт спе- ціалізованого  підприємства

 

364

239

Надійшли кошти в оплату металобрухту

 

323

364