3. Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

У розрахунках з організаціями в бюджетних установах  викорис- товуються такі види розрахунків:

 шляхом  попередньої оплати;

 шляхом  оплати після отримання ТМЦ чи послуг;

 в порядку планових платежів.

Облік розрахунків за  попередньою оплатою належать  розра- хунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шля- хом попередньої  оплати вартості товарів які установа отримає в май- бутньому згідно умов договору.


 

При такій формі розрахунків розрахунки  за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім  підзвітних  осіб) здійсню- ються після їх отримання.  Попередня оплата дозволяється у випад- ках, визначених  законодавством. Так, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджету, можуть здійснювати  передоплату тільки при закупівлі  окремих видів товарів, визначених  Постановою

№ 1404, зокрема:

– на строк до одного місяця:

 Послуг пошти та зв’язку;

 Послуг з енергопостачання;

 Лікарських засобів і виробів медичного призначення;

 Транспортних послуг із залізничних перевезень;

 А також інші.

– на строк не більше 3 місяців дозволяється попередня  оплата:

 Робіт з капітального будівництва, капітального ремонту, рекон- струкції та реставрації, придбання основних засобів і житла;

 Науково-дослідних робіт та дослідно-конструкторських робіт;

 Товарів,робіт  і послуг у нерезидента;

 Вакцин для профілактичних щеплень людей і тварин;

 Програмного  забезпечення і програмних продуктів;

 А також деяких інших товарів та послуг.

– на строк не більше 6 місяців:

 Товарів, робіт і послуг, пов’язаних із створенням  уніфікованої телекомунікаційної системи диспетчерського контролю  та ав- томатизованого керування гірничими  машинами  і технологіч- ними комплексами на вугледобувних підприємствах;

 Обладнання для  створення центру  із застосування ПЕТ-тех- нології  з метою  раннього  виявлення онкологічних  захворю- вань.

– на строк до одного року — оплата періодичних  видань;

– на строк до 18 місяців  — товарів,  робіт і послуг, пов’язаних  з придбанням та ремонтом повітряних суден.

Для проведення  попередньої  оплати бюджетні установи надають до органів Держказначейства наступні документи:

– платіжні доручення;

– підтвердні документи  (договори,  накладні, акти, тощо);

– реєстр фінансових  зобов’язань.


 

При проведенні авансових платежів наступний  можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверд- жують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок  364 «Розрахунки з іншими дебіторами».  Це активно-пасив- ний рахунок.

По дебету його відображають  перераховану  попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при  цьому кредитуються субрахунки  31, 32), а по кредиту  відобра- жають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в мину- лому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків).

Цей рахунок використовується також і при розрахунках за нада- ні платні послуги  (навчання, проживання в гуртожитках,  здаванні  в оренду  майна,  та інші).  В цьому випадку  по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту — її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відобража- ються операції з розрахунків:

– з підприємствами, установами,  організаціями, яким  установа реалізувала товари,  роботи,  послуги,  якщо  умовами  договору передбачена оплата після їх надання;

– з нарахування орендної плати;

– плати за користування гуртожитком студентами та учнями на- вчальних закладів.

Залишок на рахунку  може бути як дебетовим  так і кредитовим. У фінансовій звітності  він відображається розгорнуто:  дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

Таблиця 25

Кореспонденції рахунків за розрахунками попередньою оплатою

 

 

Зміст операцій

Кореспонденції рахунків

Дт

Кт

1. Розрахунки за рахунок коштів загального фонду

 

 

1.1.  Перераховано  постачальникам  попередньою оплатою за матеріальні  цінності:

364

321, 311


 

Продовження табл. 25

 

1.2. Отримані  матеріали  і продукти харчування, що оплачені попередньою оплатою (без ПДВ)

231–239

364

1.3. Сума  ПДВ  списується за  рахунок  коштів  за- гального фонду

801, 802

364

2. Розрахунки по коштах спеціального  фонду:

 

 

2.1. Оплачено  попередню оплату

364

312, 323

2.2. Оприбутковано матеріальні   цінності  (на  вар- тість без ПДВ)

231–239

364

2.3. Відображена  сума ПДВ:

 

 

– при включенні ПДВ у склад податкового кредиту

641

364

– при списанні ПДВ за рахунок спецфонду

811

364

3. Перерахована попередня  оплата за послуги тран- спорту по перевезенню матеріалів за рахунок за- гального чи спеціального  фонду

364

311, 313,

314, 316,

321, 323,

324, 326

– Списані на витрати вартість отриманих  послуг

801, 802,

811–813

364

Відображена  сума ПДВ:

 

 

– при списанні ПДВ за рахунок джерел придбання

801, 802,

811–813

364

– при віднесенні в склад податкового кредиту

641

364

4. Нарахована плата  за  навчання  в ВУЗах,  ПТУ, підвищення кваліфікації

364

711

5. Нарахована плата за проживання в гуртожитках

364

711

6. Надійшла плата за навчання, за гуртожиток

313, 323,

301

364

 

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетно- го року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість,  що виникла  в минулому  році, наприклад,  у зв’язку з неотриманням матеріалів,  послуг тощо). Ця заборгованість відобра- жається  по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту об- ліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то бюджетна установа повинна перерахувати  їх до відповідного (місцевого  чи дер-


 

жавного)  бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджет- ний  календарний рік і ці надходження в межах  календарного  року відносяться на відновлення касових  видатків,  а повернені  в наступ- ному році установі вже не належать і перераховуються до відповідно- го бюджету. При цьому установа повинна списати цю заборгованість за минулий рік.

Дебіторська  заборгованість минулих  років, перерахована  раніше за рахунок коштів спецфонду  бюджету (якщо в поточному році асиг- нування  за відповідним  джерелом  не передбачені),  підлягає  перера- хуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються  суми дебі- торської  заборгованості минулого  року, що виникли  по власних  ко- штах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають  сплаті  до бюджету. При  необхідності  установа  вно- сить зміни до кошторису  спеціального  фонду.

 

 

Кореспонденції рахунків


Таблиця 26

 

 

 

Зміст операції

Кореспонденції рахунків

Дт

Кт

Надійшли кошти, що повернені  як дебіторська  за- боргованість минулого року по загальному та спе- ціальному фондах

321, 323,

311, 313

364, 675

Сума заборгованості, що виникла по загальному фонду  та спеціальному  фонду  (крім  власних  кош- тів) підлягає перерахуванню до бюджету

431

642

Перераховано

642

321

 

Аналітичний облік розрахунків з різними  дебіторами  по рахун- ку 364 ведеться  позиційним способом  окремо по кожному  дебітору в розрізі КЕКВ  в меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відо- мість за розрахунками з іншими дебіторами» ф. № 408.

Відомість  відкривається окремо  по спеціальному  та загальному фонду. Записи  здійснюються  на підставі виписок  казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування ма- теріальних  цінностей чи актів виконаних робіт отриманих  послуг. В кінці кожного  місяця  підраховується залишок  по кожному  дебітору


 

та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного  обліку.

Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу.

Суми  дебіторської  заборгованості на кінець  звітного  періоду  за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні  послу- ги відображаються в формах  звітності  № ф.7д, 7м «Звіт  про забор- гованість бюджетних установ». Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються  причини  виникнення заборгованості і додається  «Довідка  про дебіторську  заборгованість за загальним  і спеціальним фондом» та розшифровка простроченої  дебіторської за- боргованості.

Облік розрахунків з оплатою після отримання ТМЦ, послуг

При розрахунках з організаціями за вже отримані ТМЦ чи послу- ги, за які кошти  будуть сплачені  пізніше,  а також  при розрахунках за реалізовані  (відвантажені) матеріальні  цінності  чи надані послу- ги, коли кошти отримуються наперед використовується рахунок 675

«Розрахунки з іншими кредиторами».

Цей  рахунок  пасивний.  По кредиту  відображається виникнення кредиторської заборгованості в момент отримання матеріальних цін- ностей чи послуг та відвантаження матеріальних цінностей чи надання послуг, а по дебету — її погашення при перерахуванні коштів чи надан- ня послуг. Ця форма розрахунків є основною для бюджетних установ.

Таблиця 27

Кореспонденції рахунків за розрахунками з оплатою після отримання матеріальних цінностей, послуг

 

 

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Дт

Кт

1. Оприбутковані виробничі  запаси,  матеріали  та продукти харчування

20, 23

675

2. Відображена  сума ПДВ:

 

 

– при придбання за рахунок загального фонду

801, 802

675

– при придбання за рахунок спецфонду і включенні суми ПДВ до податкового кредиту

641

675


 

Продовження табл. 27

 

– при придбання за рахунок спецфонду і віднесенні

ПДВ за рахунок витрат

811–813

675

3. Проведена  оплата за отримані  ТМЦ,  послуги  по транспортуванню

675

311, 313,

314, 316,

321, 322,

323, 324,

326

4. Списано на видатки послуги по транспортуванню

801, 802,

811–813,

641

675

5. Отримано кошти від реалізації матеріальних цін- ностей, отримана орендна плата наперед

311–314,

316, 321,

323, 324,

326

675

Нараховано доход по наданих послугах

675

711

 

Аналітичний облік ведеться по кожній організації. Для цього ви- користовують меморіальний ордер № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» (ф. № 409). В ньому вказу- ється по кожній  організації  КЕКВ,  дата виникнення заборгованості, номер документа, назва кредитора,  залишок  заборгованості на поча- ток місяця,  обороти по дебету та кредиту  в розрізі  кореспондуючих рахунків та визначається залишок на кінець місяця.

Записи  ведуться за кожним кредитором у розрізі КЕКВ позицій- ним способом за кожною операцією, що підтверджується докумен- тально.  На  кінець  місяця  визначається залишок  заборгованості за кожним кредитором та в цілому по установі.

Для обліку кредиторської заборгованості по загальному  та спеці- альному  фонду ведуть окремі меморіальні  ордери. За окремими  ви- дами розрахунків,  наприклад,  розрахунків з студентами та учнями за проживання в гуртожитках і користування постільними речами ви- користовують оборотні відомості.

Облік розрахунків в порядку планових платежів

Ця форма розрахунків використовується установами  при наяв- ності постійних  господарських зв’язків з різними  суб’єктами підпри- ємницької діяльності , при яких розрахунки проводяться не за кожною


 

окремою операцією за окремими угодами, а періодичним перерахуван- ням коштів у терміни  і в розмірах , наперед обумовлених  в договорі. Наприклад такі розрахунки можуть проводитись з продовольчими ба- зами за продукти харчування, з авто підприємствами за послуги, з ор- ганізаціями громадського харчування  за талони на харчування  учнів.

Сума кожного планового платежу та строки перерахування вста- новлюються  на поточний  місяць виходячи  з періодичності  платежів, обсягів поставок, надання послуг або за обсягом фактичних поставок минулого місяця. Ці умови передбачаються в договорі на поставку.

При  проведення   платежу  в платіжному дорученні  обов’язково

 

вказується «плановий платіж, згідно договору №


від


», а та-

 

кож термін платежу та цільове призначення перерахованої суми.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку  планових платежів  використовують рахунок  361 «Розрахунки в порядку  пла- нових платежів».

Рахунок  активний:  в дебет записується сума перерахованих пла- тежів, а з кредиту оприбутковуються ТМЦ, послуги. Щомісячно про- водиться звірка розрахунків між постачальником та установою із складанням акту взаємозвірки розрахунків. При необхідності і згідно з договором перераховують відповідний платіж.

Аналітичний облік ведуть по кожній  організації  у меморіально- му ордері № 7 (форма  408). При цьому для кожного постачальника відводиться кілька рядків для записів. Окремо відкривається меморі- альний ордер для загального та спеціального фонду. Записи  здійсню- ються по кожному документу в міру здійснення операцій.

Таблиця 28

Кореспонденції рахунків з обліку розрахунків в порядку планових платежів

 

 

Зміст операції

Кореспонденції рахунків

Дт

Кт

Перераховано різним постачальникам на основі рахунків-фактур за матеріальні  ціннос- ті та послуги, за послуги транспорту  для до- ставки продуктів харчування  та інші

361

313, 311, 314,

316, 318, 319,

321, 323, 324,

326

Оприбутковані матеріали, отримані послуги

20, 23, 80, 81

361