3. Облік зобов’язань розпорядників коштів бюджету

Для здійснення своєї діяльності  бюджетна установа бере на себе зобов’язання  перед різними  організаціями, постачальниками та під- рядниками про оплату їм коштів за надані товари, роботи, послуги.

Для контролю  за використанням бюджетних коштів на органи державного  казначейства покладені  функції  обліку  зобов’язань,  що бере на себе установа в процесі свої діяльності.

З метою забезпечення контролю  за цільовим  використанням коштів органи держказначейства здійснюють наступні контрольні функції:

– попередній  контроль  — на етапі реєстрації  зобов’язань  розпо- рядників коштів;

– поточний контроль — у процесі оплати рахунків розпорядників та одержувачів  бюджетних коштів.

Такий контроль забезпечується через реєстрацію  зобов’язань в органах держказначейства.

Основний нормативний документ,  яким  врегульовується конт- роль за зобов’язаннями бюджетних установ є «Порядок  обліку зобо-


 

в’язань розпорядників бюджетних коштів в органах державного  каз- начейства  України»,  затверджений наказом  ДКУ  від  09.08.2004  р.

№ 136.

Порядок  № 136 виокремлює бюджетні фінансові зобов’язання  та небюджетні зобов’язання.

Бюджетне фінансове зобов’язання — це зобов’язання  розпоряд- ника або одержувача  бюджетних коштів сплатити  кошти за будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замов- лення, укладення договору, придбання товару, послуги  чи здійснен- ня інших аналогічних  операцій протягом бюджетного періоду, тобто, кредиторська заборгованість та/або попередня  оплата, яка передба- чена законодавством.

Небюджетне зобов’язання —  будь-яке  зобов’язання  за  кошти державного  та/або місцевого бюджету, узяте розпорядниками або одержувачами бюджетних  коштів  без відповідних  бюджетних  асиг- нувань  або ж з перевищенням повноважень,  установлених Бюджет- ним кодексом, законом  «Про Державний бюджет» та рішенням  про місцевий бюджет.

Розпорядники — бюджетні установи  — мають право брати бюд- жетні зобов’язання по загальному  та спеціальному  фонду в межах бюджетних асигнувань. При цьому органи Державного казначейства реєструють  та обліковують  в бухгалтерському обліку виконання бюджетів усі зобов’язання (минулого і поточного бюджетних періо- дів) розпорядників бюджетних коштів, незалежно  від планових  при- значень, включаючи і ті, що перевищують  бюджетні призначення.

Проте розпорядники коштів несуть відповідальність за взяття  на облік зобов’язань понад кошторисні  призначення та виникнення не- бюджетної заборгованості.

Погашення  небюджетних  фінансових  зобов’язань  не проводить- ся, за винятком випадків, передбачених  чинним законодавством (списання кредиторської заборгованості, заборгованості за рішенням суду тощо).

Для її уникнення розпорядники можуть на протязі  року вносити зміни до кошторису  у встановленому порядку для приведення його у відповідність  з прийнятими зобов’язаннями.

Розпорядники бюджетних коштів для взяття на облік зобов’язань в Держказначействі, протягом 3 робочих днів з дати його виникнення,


 

але не пізніше останнього робочого дня місяця подають до органу Держказначейства «Реєстр  зобов’язань розпорядників (одержува- чів)  бюджетних коштів»  встановленої форми  на паперових  носіях (два примірники) та електронному носії, а також оригінали докумен- тів або їх копії, що підтверджують виникнення зобов’язання: догово- ри, рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт.

При реєстрації  зобов’язань за договорами на надання послуг реє- струється  вся сума договору.

При взятті зобов’язань за окремими  напрямками видатків (за- робітна плата, стипендія,  нарахування на заробітну  плату, службові відрядження тощо) сума зобов’язань в Реєстрі проставляється розпо- рядником  коштів розрахунково в межах планових показників.

Після  перевірки  цих документів  орган держказначейства повер- тає їх розпоряднику з відміткою «зареєстровано та взято на облік».

Відповідальність за взяті зобов’язання,  їх зміст, правильність оформлення та достовірність  інформації, включеної до Реєстрів, сво- єчасність реєстрації зобов’язань несуть розпорядники коштів.

При виникненні фінансових зобов’язань, тобто, необхідності про- вести проплату до держказначейства надаються «Реєстр фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів»  на паперових  (2 примірники) та електронних носіях, а також оригіна- ли документів  чи їх копії, засвідчені  в установленому порядку.  Тер- мін їх надання — на протязі 3 днів з дати виникнення фінансових зобов’язань, але не пізніше останнього робочого дня місяця.

Подаючи такий «Реєстр» разом з платіжним дорученням здійсню- ється оплата з реєстраційного рахунку за товари, роботи, послуги.

Органи  держказначейства здійснюють платежі на підставі пла- тіжних доручень розпорядників коштів у разі наявності  в обліку від- повідного зобов’язання  та фінансового зобов’язання  у межах залиш- ків на рахунках для обліку відкритих асигнувань.

При проведенні  платежів казначейство проводить  зменшення фінансових  зобов’язань установи, тобто погашення кредиторської за- боргованості та одночасного зменшення  суми асигнувань  на ці цілі за кодами економічної класифікації.

Наприклад, нараховано  організації «Комп’ютер-сіті» за виконані послуги  на суму 3450 грн. В орган держказначейства надається  Ре- єстр зобов’язань,  договір на підставі  яких  зобов’язання  береться  на


 

облік  в відділенні  держказначейства. При  настанні  терміну  оплати подається акт виконаних робіт, платіжне доручення  та Реєстр фінан- сових зобов’язань, на підставі яких це зобов’язання погашається, тоб- то, здійснюється оплата.

В бухгалтерії  установи  взяті зобов’язання  обліковуються «Книзі обліку  асигнувань  та прийнятих зобов’язань».  Книга  відкривається на бюджетний рік окремо по загальному  і спеціальному  фонду. В ній зазначається обсяги відкритих  асигнувань  відповідно  до кошторису та внесених до нього змін за кодами ЕКВ.

З метою недопущення укладання договорів, що перевищують бюджетні асигнування, затверджені кошторисом  установи у Книзі реєструються кожний  укладений договір  і в тому числі  довгостро- кові договори минулих  років, що передбачають  оплату бюджетними коштами  у поточному  році. Договори,  які в поточному  році були не проплачені  переносяться у Книгу наступного року.

Після кожного зареєстрованого в Книзі договору визначається залишок кошторисних призначень  по кожному коду програмної кла- сифікації  видатків в розрізі кодів КЕКВ.

При зміні умов договору, а значить  зміні зобов’язань, необхідно на протязі  3 днів надати в органи держказначейства Реєстр  фінансо- вих зобов’язань та підтвердні документи.

На підставі отриманої  виписки  з рахунку  про оплачені фінансо- ві зобов’язання  вони записуються до «Книги обліку асигнувань  та прийнятих зобов’язань» по графі «сплачено за зобов’язанням».

При проведенні  операцій в натуральній формі або в іноземній валюті, що здійснюються  за розрахунками по загальному  і спеціаль- ному фонду,  розпорядниками коштів  складається Довідка  про над- ходження  у натуральній формі або Довідка про операції в іноземній валюті, яка подається  до органу держказначейства не пізніше остан- нього робочого дня місяця. За такими надходженнями зобов’язання в казначействі не реєструються.

Щомісяця органи  держказначейства проводять  аналіз  зобов’я- зань бюджетних установ. Для цього бюджетні установи надають їм щомісячний звіт  «Звіт  про  заборгованість за бюджетними  кошта- ми»  ф. №  7-м, 7д. В цьому  звіті  за даними  бухгалтерського облі- ку та даних «Книги аналітичного обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань»  бюджетні установи  відображають  суми дебіторської та


 

кредиторської заборгованості по загальному  та спеціальному  фонду на звітну дату.

По закінченні бюджетного періоду (31 грудня) розпорядники бюджетних коштів проводять  інвентаризацію активів  та зобов’язань і за даними обліку визначають  суми небюджетних  фінансових  зобо- в’язань. Інформація про них подається в органи Держказначейства.

Такі зобов’язання не підлягають оплаті за рахунок бюджетних ко- штів і є бюджетним правопорушенням.

Виключенням є випадки передбачені чинним законодавством, зо- крема:

– примусове  списання  кредиторської  заборгованості за  рішен- ням суду;

– зменшення  обсягів  небюджетної  заборгованості шляхом  спи- сання  кредиторської заборгованості,  термін позовної  давності якої вже закінчився.

Примусове списання коштів для погашення взятих раніше зобов’язань здійснюється на підставі рішення суду (рішень районних (міських) і господарських судів) та у випадках передбачених догово- ром між банком і клієнтом.

Примусове  списання  коштів загального фонду  бюджету здій- снюється:

– у межах  асигнувань  на поточний  рік, передбачених  у затвер- дженому кошторисі, у планах використання бюджетних коштів отримувачів;

– за наявності  на відповідних  реєстраційних, спеціальних реє- страційних  і інших рахунках коштів за відповідними КЕКВ. Примусове списання коштів зі спеціальних реєстраційних рахун-

ків у частині власних надходжень  бюджетних установ та організацій здійснюється безпосередньо  із загальної  суми залишку  надходжень на відповідному  спеціальному  реєстраційному рахунку з подальшим віднесенням указаної суми на касові витрати в розрізі КЕКВ.

Примусове  стягнення  коштів з рахунків обліку коштів «Інші до- ходи спеціального фонду» (кошти, які мають цільове призначення і надходять  на спеціальний реєстраційний рахунок  установ з розбит- тям за кодами  економічної  класифікації витрат)  здійснюється в по- рядку, визначеному для коштів загального фонду.

Кошти списуються за тими ж кодами економічної класифікації видатків, за якими  б здійснювався платіж, якби оплата проводилася


 

не примусово. Затрати пов’язані з врегулюванням спорів у суді санк- цій за іншими  витратами стягуються  за кодом 1139 «Оплата  інших послуг та інші витрати».

Після примусового  стягнення  коштів розпорядники і отримувачі бюджетних коштів повинні провести  в своїх облікових  регістрах по- гашення зобов’язань по загальному  чи спеціальному  фонду та внести зміни  до кошторису  по спеціальному  фонду  в частині власних  над- ходжень.